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英诺森人物专访 | 时刻准备着,这个忙碌的春节

更新时间:2020-02-18点击数:文字大小:

殷昕 咨询经理

Q:我们知道春节前你参与了一个中东项目的投标,春节期间也负责了一个南亚集团企业的的投标。当时任务时间应该挺紧的,又在春节和疫情期间,目前都完成了, 有没有一些成就感,可以与大家分享分享心得。

殷昕:谢谢有幸可以被采访,过去我参与过几个国际项目的投标,比如某国家智慧城市的投标项目,还有某中东企业信息化项目的前期工作。但之前的经历要不就是以参与者的角度介入的,要不就是一个中国公司的海外项目,严格意义上讲,并不算我来牵头组织的国际投标。但这一次南亚的不大一样,国外的公司、国外的招标文件样本,多参与方的联合,对我本身来讲是一件全新的事情,并且很有幸来能够积极协同公司好几个部门的资源进行准备,在既定7天的时间内按期保质保量完成标书和相关商务,本身就是一件让人很激动和有成就感的事情。

本次投标任务的艰巨性在于时间的紧迫。从2月1日晚投标团队开始组建到2月8日提交材料,整个进度把握、任务分工和衔接都是不允许有delay的,Deadline就是生死线,所以体会上除了紧迫就是紧迫,压力还是蛮大的。

Q:海外投标的执行过程中,遇到了哪些棘手问题?分别采取了什么应对措施?

殷昕:海外投标不同于国内投标,摆在面前的第一道关就是读懂标书,不仅仅是文字上的读懂,是理解标书的关键点和核心要求。这次的招标文件打破了常规记录,几百页的详细英文条款要求,200多页的点对点应答表格,这种规模的招标文件我们在国内都少见。我用了一整天的时间把招标文件读完,因为是海外投标,涉及到很多当地特色的,商务上和交付上风险的不明,要求我们必须要十分仔细和小心地理解招标文件中的相关条款,并做好提示笔记,我也一直有这个习惯。这个项目的技术方案scope部分并不是难点,是一个典型utility行业解决方案范畴,公司在这个领域上能力比较有优势,应对起来容易了很多。

另外非常重要的一部分就是要能够吃透项目的评标流程和评分标准,有针对性有策略地准备。这个项目的评分只有技术分和价格分,但是有一个前提条件,在开标之前要先确定所有的企业资质要求,只有满足要求才能开标,就跟打怪升级一样,过了资质第一关,才能进入到技术评分关;技术评分大于75%,可以得到现场POC之门的钥匙;现场POC合格,才真正进入到比拼价格的终局。这是总体的评标流程,而评分准则像是每一小关里的小怪兽,小怪兽之间还有千丝万缕的剧情逻辑联系,比如我们提供了已完成的大额合同,另一条目里紧接着需要我们提供过去的财务报表,并给出平均每个月现金流的情况,而这个现金流情况又能从侧面印证我们过去大额合同的完成和回款情况。这哪是准备标书材料,根本是一次脑力和逻辑的比拼!

终于把招标文件读完,按照评分标准要求,把材料准备的工作分配好,商务又出问题了。这次我们是第一次跟Z团队的合作伙伴来合作,作为JV,需要银行在一周的时间内按照招标文件提供的格式开出投标保函。如果有做对公业务比较多的银行同学对投标保函还比较熟悉的话,尝试一下跟他们描述如下关键词:JV、海外投标、英文保函固定样式、一周。这个时间节点尤其重要,春节+新冠+远程办公的不确定性,于是几方人分别发动银行客服电话、银行同学、自己朋友圈的力量,寻找可以在这个时间节点要求内拿到保函的解决方案。两天后还是Z团队给出了一个有效方案,这才算没有掉链子。

最后一个棘手的问题不完全来自于海外投标,而是来自于所有人都是远程办公的困境。以前的经验中,再怎么说也可以有两三人线下碰个头,不好理解的不好商量的,纸上画画也就通了。可是当所有人都是远程的时候,边写写画画边讨论变的没有那么直接了(也可能是我对远程办公软件的了解限制了我的想象),如何表达清楚自己的想法,如何align大家的思想都提高了一个难度级。有时候往群里发一个文件,@了几个相关人员,总有的人有线下其他的事情,无法立刻地回复,这时候你心急如焚,在拿起又放下电话的摇摆中不断反问自己,要不要直接一个电话打过去?算了大概他在做饭?做饭也总可以接电话的吧?万一没拿好电话掉锅里呢?(是的,人在犹豫的时候内心戏就是如此之多)为了保证远程大家信息的同步,整个标书准备期间,我们每晚都会开个小会确定一天的进度和问题;梳理完所有人的进度和需要解决的事情,每晚睡前最后一件事是把当天的进度邮件同步所有人,同时将第二天的任务安排分解下去。每天都有完成自己那部分任务的人,那之后的会我就不再拉他,直到最后所有任务逐渐完成,语音会议也“只剩下我自己”。

Q:根据您的经验,海外投标前,应该提前做哪些准备?有哪些需要特殊准备和注意的要点?

殷昕:提到海外投标,第一条是对于海外国家的经济政策环境、商务风险的综合评估。每个国家的政策都不一样,商业环境也不同。项目是否是我司的发展方向,是否风险可控,是否利润可控,都是需要详细调查和评估的。当然这个项目是管理团队一起评估的,我只记得来自管理团队的一封邮件开启了这次“美妙旅程“。

第二条就是英文能力。相信公司大部分人都是可以阅读英文的,然而读懂和写出来是完全不同的两件事。投标前,大家一是要掌握商务/企业IT信息化常用的专业单词,二是要具备读长句的能力(有些同学反映每个单词都认识,但拼在一句话就不理解了)。至于写出来的能力,是最看基本功的,也是下功夫与收获最不成正比的了,这点大家没必要浪费时间。为了快速完成任务,小技巧是可以用用Google翻译。经过比对,只要中文的语法没问题,Google的翻译90%还算靠谱。剩下10%,只要有英语好的同学通读一遍,完全可以发现并校正。本次标书中有一小部分是这样完成的,也算是抖机灵了。

第三条是必须一定有人做double-check, triple-check 甚至cross-check。很多时候一份巨大的标书是几个专业线的同事相互配合,比如财务专家、供应链专家、行业线专家,难免各自为战,其实很多解决方案是极其联动的,甚至技术方案、产品选型又和商务标紧密联系,绝不可独立的把这些事情分离开,最终要有一个掌舵人,把握所有信息和要点,所以我提到的这个检查机制就很重要,避免一些自相矛盾的低级错误。

最后一条,投标就像考试,知道出题者的评分点,当然要根据评分点来回顾检查一下考卷。可以对照评分点对整个标书进行预估评分,这件事有两个好处,一是帮助查缺补漏,确定所有地方都注意到了;二是给项目owner一个大概的心理预期,可以提早安排后面的工作,制定对策。

Q:据我所知,很多大型标都是整合多家的能力优势,形成整体解决方案,那么一般JV的标我们有哪些需要关注的地方?

殷昕:其实JV与单独投标相比,需要更加关注的主要是两个方面。一是商务上,需要事前确认清楚谁来主导,谁来主笔,各自的职责义务是什么,各自的商务是怎样的。很多合伙企业出问题不是在兄弟联手打天下的时候,而是在打下天下后条款的分配上。二是协同上,两边进度的及时同步、问题的及时沟通与相互提醒是JV建立互信的关键。尤其是第一次合作,如何互相充分信任,不仅关系到本次项目的成功与否,也为未来留下了更大的合作空间。

Q:对这几个项目有什么期望?

殷昕:谨慎乐观做好当下的事情,期待一切都水到渠成。


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